Львиная доля входящих вызовов приходится на секретаря, чьей обязанностью является обработка и распределение поступивших звонков. Но даже самый профессиональный секретарь не способен вести несколько разговоров одновременно, успевая при этом сварить посетителям кофе и подготовить конференц-зал к совещанию. Следовательно, хотя бы минимальное количество звонков останутся неотвеченными. И предугадать, насколько важной была упущенная информация – невозможно. Уменьшить нагрузку на секретаря и при этом не упустить важную информацию поможет Виртуальная АТС.
Что такое Виртуальная АТС
Виртуальная АТС (ВАТС) – это облачный сервис, обеспечивающий все функции стационарной АТС, также предоставляющий ряд дополнительных возможностей. Прием и совершение звонков можно осуществлять с помощью IP-телефона, аналогового телефона, компьютера с гарнитурой или мобильного телефона.
Так как же ВАТС сможет помочь в обработке входящей телефонной связи. Из широкого функционала Виртуальной АТС для этих целей стоит обратить внимание на такие функции как IVR, Голосовое приветствие и Голосовая почта. Остановимся подробнее на том, как Голосовая почта может использоваться для увеличения эффективности обработки входящих вызовов.
Что такое Голосовая почта
Голосовая почта – это система регистрации и сохранения голосовых сообщений для дальнейшей их передачи. Другими словами, данная функция позволяет клиенту оставить голосовое сообщение для сотрудников компании в любое время суток. Благодаря этому информация поступает непрерывно. Конечно, Голосовая почта не предназначена для срочного решения вопросов.
В каких случаях полезна Голосовая почта
- Претензии и пожелания клиентов. В работе любой компании случается ситуация, когда клиент имеет некоторые предложения по улучшения качества обслуживания или чем-то недоволен. «Клиент всегда прав», и порой это высказывание крайне актуально. Внимание к мнению клиента – это залог построения по-настоящему клиентоориентированного бизнеса. Недаром компании регулярно проводят опросы и исследования для выяснения потребностей, пожеланий и претензий как уже имеющихся клиентов, так и потенциальных. Если же клиент сам проявляет активность в этом вопросе – упускать такой шанс просто недопустимо. Поэтому использование Голосовой почты для отзывов станет помощником в улучшении качества обслуживания и поможет привлечь новых клиентов.
- Коммерческие предложения. Чуть ли ни ежедневно в компанию поступают коммерческие предложения разного характера. К сожалению, большая часть из них – обычный телефонный спам, и обработка этих звонков вынуждает терять время. Однако полностью игнорировать все звонки такого плана нельзя, поскольку некоторые предложения могут оказаться действительно интересными хотя бы для дополнительного изучения рынка определенных услуг. Именно поэтому для входящих коммерческих предложений мы рекомендуем использовать Голосовую почту, что позволит не только разгрузить линии и секретаря, но и узнать о выгодных предложениях по сотрудничеству.
- Сотрудники отсутствуют на месте. Да, и такое случается. Сотрудник может быть в отъезде, на переговорах или совещании. Или на обеденном перерыве. Если вопрос требует вмешательства именно этого сотрудника, то разумным решением будет оставлять для него голосовое сообщение, с которым сотрудник сможет ознакомиться, как только снова появится на рабочем месте.
- Окончание рабочего дня, выходные. Клиент, звонящий после окончания рабочего дня или в выходной день – тоже клиент. Проигнорировать его вопросы, значит, ухудшить собственный имидж. Конечно, далеко не у всех сотрудников есть возможность и желание решать рабочие вопросы в свое законное свободное время. Именно для таких случаев также подойдет функция Голосовой почты. Это поможет сотрудникам не дергаться лишний раз во внерабочее время и достаточно оперативно откликнуться на запрос клиента.
Голосовая почта – это важный инструмент в работе с клиентами, позволяющий облегчить работу сотрудникам компании, повысить эффективность обработки входящих вызовов и улучшить взаимосвязи с клиентами и имидж компании.
