Где используется Автосекретарь
Данная функция имеет несколько назначений в зависимости от предъявляемых требований. К основным направлениям использования Автосекретаря относятся:
- Автоинформатор. Позволяет в соответствии с интересами абонента предоставлять информацию о балансе счета (как пример, операторы мобильной связи), узнавать о рекламных акциях и изменениях в работе предприятия;
- Автоответчик. Функция используется для установки приветствия и рекомендаций по дальнейшим действиям абонента, в случае если оператор занят или отсутствует на рабочем месте. Удобна тем, что имеет возможность записи последующего голосового сообщения;
- Автоматическая переадресация на другие корпоративные номера предприятия. Это позволяет перевести входящие звонки на смежные телефонные линии свободных операторов и сократить время ожидания ответа.
Настройки Автосекретаря
Все настройки Автосекретаря находятся в личном кабинете Вашей Виртуальной АТС. Первоначальные настройки подразумевают только стандартное голосовое приветствие и упрощенное меню, но благодаря интуитивно-понятному интерфейсу наполнение меню не станет проблемой.
Перед началом использования необходимо записать голосовые подсказки и продумать структуру IVR меню, а после этого прописать сценарий маршрутизации входящих звонков и временных периодов работы.
Голосовое приветствие и последующие команды меню должны быть максимально коротко и четко сформулированы. В противном случае абонент не получит желаемой информации и будет дожидаться соединения с оператором.
Преимущества использования в работе Автосекретаря для абонентов
- Снижение времени ожидания ответа оператора и повышение общего уровня качества обслуживания. На основе анализа наиболее часто задаваемых вопросов, составляется структура IVR меню. Посредством голосовых подсказок абонент выбирает интересующий его раздел и получает стандартизированный ответ по заданному вопросу. Если же информация оказалась неполной или не соответствует индивидуальной ситуации абонента, то Автосекретарь переадресует звонок оператору необходимого отдела. Простая схема использования функции «Автосекретарь» позволяет сократить число абонентских звонков по вопросам, которые не требуют личной помощи работника компании. Таким образом, трудоспособность операторов повышается за счет решения только сложных и целевых ситуаций;
- Повышение работоспособности операторов за счет четкого разделения вопросов по отделам консультационных служб.Посредством четкого определения абонентом спектра вопросов и следования голосовым подсказкам запросы делятся между отделами консультационной службы. Таким образом, время на обработку и решение каждого вопроса сокращается;
- Снижение нагрузки на операторские телефонные линии компании. Автосекретарь поможет в регулировании нагрузки в пиковые и «спокойные» периоды. Это позволяет минимизировать время ожидания абонента при большом количестве смежных звонков. Если абонент не может решить свой вопрос посредством простых голосовых подсказок, то IVR меню предложит в конечном итоге оставить голосовое сообщение или укажет время ожидания соединения с оператором;
- Многоцелевое использование функции «Автосекретарь» позволяет дать консультационную информацию по вопросам оплаты, доставки и пользования товаром и услугами компании. При использовании Автосекретаря в качестве автоинформатора, абоненту также предоставляется возможность проверить баланс счета, узнать о новых рекламных предложениях.
Преимущества использования в работе Автосекретаря для предприятия
- Гибкая настройка IVR меню. Посредством выявления основных запросов абонентов, Вы можете сами устанавливать структуру IVR меню и создавать направляющие голосовые сообщения. Следование простым рекомендациям Автосекретаря позволит абоненту решить проблему самостоятельно и в короткие сроки или связаться с необходимым специалистом;
- Широкие возможности сценариев маршрутизации. Можно создать различные сценарии маршрутизации, с привлечением основных и удаленных мощностей предприятия. Это позволяет разбить количество запросов территориально и давать ответы абонентом в соответствии с региональными особенностями предоставления услуги;
- Переадресация входящего звонка на факс или голосовую почту. Это гарантирует своевременность получения информации от партнеров и поставщиков. Так появляется возможность получить всю пересылаемую документацию и голосовые запросы вне офиса и в любое время суток.
- Сокращение затрат. Например, в Москве в среднем стоимость 2 минут работы секретаря составляет 11 рублей. Обрабатывая вызовы 8 часов в день, Автосекретарь экономит компании 2640 рублей в день.
Таким образом, функция «Автосекретарь» поможет Вам в предоставлении клиентам максимально удобных и оперативных информационных и консультативных услуг и, тем самым, улучшит Ваш имидж на потребительском рынке.
