Для минимизации затрат на данную задачу можно использовать облачный сервис Виртуальная АТС (ВАТС). Она обладает возможностями установки бесплатной связи между сотрудниками, конференц-связи, многоканальности и многими другими.
Голосовая почта
Голосовая почта – это одна из часто используемых функций Виртуальной АТС. Она позволяет абоненту оставить голосовое сообщение в случае, если соединение с оператором или конкретным сотрудником в настоящее время невозможно. Каждое сообщение записывается и хранится в памяти ВАТС. При совмещении возможностей Голосовой почты с переадресацией и переводом звонков время ожидания абонента на линии снижается до минимума.
Основные направления работы голосовой почты
Услуга «Голосовая почта» была создана для оптимизации работы с большим количеством телефонных запросов. Выделяют следующие направления, где рекомендуется использование данной услуги:
- Организация «горячих линий» предприятия. Голосовая почта будет полезна при работе с большими потоками клиентов, где уровень активности абонентов меняется в зависимости от времени суток или затрачиваемого времени на ответ;
- В центрах статистической обработки информации, например, для проведения опросов по качеству обслуживания. Возможность отправки голосового сообщения вне зависимости от внешних факторов гарантирует получение реального результата при обработке статистической информации;
- Службы технической поддержки. В случае отсутствия мастера в офисе службы, Голосовая почта позволяет работнику получать запросы на ремонт и диагностику без отрыва от выполнения работы;
- Call-центры. Использование Голосовой почты позволяет получать квалифицированный ответ специалиста в максимально сжатые сроки;
- Продажи в формате «магазин на диване». Здесь наличие Голосовой почты имеет большое значение, учитывая цикличность работы и необходимость принятия максимального количества звонков в определенный промежуток времени.
Настройки работы голосовой почты
Настройки Голосовой почты задаются в соответствии с производственной необходимостью, поэтому алгоритм работы выбирается непосредственно пользователем. Среди основных возможностей услуги выделяют:
- Прием голосового сообщения абонентом, если номер не отвечает в течение установленного времени ожидания. Это позволяет получить запись запроса Вашего абонента, если звонок был осуществлен во внерабочее время, или абонент не имеет возможности ожидать ответа оператора;
- Прием голосового сообщения в случае, если заняты все операторы предприятия или личный номер телефона конкретного сотрудника. Это позволяет уменьшить нагрузку на абонентскую линию;
- Прием голосового сообщения можно установить в определенные временные интервалы. Например, на период отпуска, командировки, в выходные дни, вечернее время суток или обеденный перерыв.
Преимущества использования в работе Голосовой почты
Основным преимуществом использования функции Голосовая почта является постоянный доступ телефонной линии для абонента, даже при отсутствии связи с оператором. Это дает возможность оперативно реагировать на все запросы, что поможет сформировать положительный имидж предприятия в глазах клиента. Что касается остальных преимуществ, среди них стоит выделить:
- Оптимизацию работы сотрудников. Голосовая почта позволяет сократить временные затраты на ошибочные и «нецелевые» звонки;
- Возможность повторного прослушивания записи «голосового сообщения» через значительный период времени;
- В случае использования Голосовой почты для корпоративной связи: возможность отправки абонентом голосового сообщения после окончания рабочего дня, во время отпуска или командировки позволит наиболее оперативно дать ответ или переадресовать сообщение другому сотруднику.
Таким образом, Голосовая почта является незаменимой функцией Виртуальной АТС при работе с большим потоком телефонных запросов. Ее наличие позволяет своевременно реагировать на клиентские запросы даже в случае отсутствия свободного оператора или при звонке в нерабочее время.
