На первый взгляд может показаться, что такие требования слишком завышены, и что за качество придется платить большие деньги. В таком случае очень часто принимается решение о покупке одного номера и установке АТС в собственном офисе. Это уже весьма экономно, ведь покупая один номер, Вы уже сокращаете расходы.
На самом деле есть способ действительно сократить расходы на связь. И это Виртуальная АТС.
Что такое Виртуальная АТС
Виртуальная АТС (ВАТС) – это облачный сервис; услуга, фактически заменяющая собой классическую офисную АТС и даже колл-центр. С помощью Виртуальной АТС, Вы получаете не только весь функционал физической АТС, но и некоторые дополнительные функции. К тому же ВАТС обладает рядом преимуществ перед «железкой».
ВАТС работает с помощью сети интернет. Поэтому для подключения Виртуальной АТС необходим только доступ в интернет, что в наши дни не является проблемой для любого человека. Что уж говорить о компаниях!
Преимущества Виртуальной АТС
Первым и главным преимуществом ВАТС является то, что при её использовании нет необходимости в прокладке проводов и порой даже и в специальном оборудовании. Сама АТС физически не находится в Вашем офисе, а Вы используете облачный сервис Power Telecom. Для ведения разговоров необязательны телефоны, можно просто установить программу на компьютер (софтфон). Впрочем, если у Вас уже есть IP-телефоны, то подключение займет не более 15 минут. Если же телефоны у Вас аналоговые, то в этом случае понадобится только переходник. Таким образом, подключение Виртуальной АТС – это наиболее оперативный способ подключить телефонию.
Второе преимущество, которое станет для многих принципиальным, это значительная экономия на связи. Это обусловлено тем, что связь между сотрудниками и филиалами, объединенными в одной ВАТС, абсолютно бесплатна. Причем в независимости от их местонахождения. Согласитесь, удобно бесплатно говорить с любым сотрудником, даже если этот сотрудник находится в командировке или работает из дома?
Третье неоспоримое преимущество – это масштабируемость. Если Вам понадобиться увеличить количество линий или добавить функционал, то в случае с физической АТС это потребует прокладки новых кабелей, докупки оборудования… В общем, работы и затрат – непочатый край. Используя же Виртуальную АТС, Вы можете свободно расширять многие параметры телекоммуникаций, ведь количество линий не ограничено, а все необходимые функции уже присутствуют в ней при подключении. Таким образом, выход на новые горизонты связи становится делом пяти минут.
Четвертое преимущество неразрывно связано со всеми предыдущими. Это повышение качества обслуживания клиентов и производительности сотрудников. Каким образом, спросите Вы. Развернутый функционал ВАТС сократит время обработки входящих вызовов, сэкономит время сотрудников, поможет клиенту всегда связаться с необходимым ему сотрудником, контролировать качество обслуживания, обучать сотрудников и многое другое. Как? Об этом подробнее в следующем абзаце.
О функциях и решениях
Итак, давайте разберем по пунктам, как и какие функции ВАТС влияют на работу компании.
- Автосекретарь, он же IVR. Думаю, многие уже поняли, что это за функция. Это голосовое меню, которое слышит клиент, позвонив в компанию. Правильно настроенная IVR позволит распределять все входящие звонки именно так, как Вам необходимо. Благодаря этому разгружается и секретарь и сотрудники, которым больше нет необходимости сортировать звонки, переводить с одного специалиста на другого по мере выяснения обстоятельств и т.д. Ко всему прочему повышается и лояльность клиента к компании, ведь теперь он получает помощь гораздо быстрее.
- Неограниченное количество линий и переадресация. Это клиентоориентированный подход в чистом виде. Ведь никто не хочет, чтобы клиенты не могли дозвониться. В зависимости от того, сколько звонков поступает в Вашу компанию, Вы можете выбрать оптимальное количество линий. А переадресация поможет сотрудникам всегда оставаться на связи, даже если они в командировке, на переговорах, а вопрос не терпит отлагательств.
- Запись разговоров и автоматическое ведение статистики. Это тот самый случай, когда необходимо проконтролировать качество работы сотрудников. Рано или поздно любой руководитель сталкивается с этой необходимостью. И опять ВАТС может в этом помочь. Записывать можно любые звонки, прослушивать записи тогда, когда это удобно Вам, например, по дороге в офис. А на основе имеющихся записей можно не только поощрять или порицать сотрудников, но и составить некоторую программу обучения новых сотрудников, не моделируя «мертвые» теоретические модели, а предлагая реальные примеры разговоров. Особое внимание стоит обратить на то, что статистика, которая ведется в системе автоматически, также является удобным инструментом для налаживания максимально эффективной связи с клиентами. Временной срез Вы выбираете сами, получая таким образом информацию о том, когда именно совершается наибольшее количество звонков, как соотносятся время и продолжительность разговоров и так далее. На основании полученных данных появляется возможность скорректировать работу менеджеров таким образом, чтобы нагрузка была равномерной, а качество обслуживания повышалось.
- Общие контакты и общий календарь. Благодаря этим функциям ВАТС Вы и все Ваши сотрудники смогут иметь всю необходимую информацию в удобном доступе. К тому же Вы сможете удобно и оперативно распределять задачи по сотрудникам и планировать другую деятельность компании.
- Также ВАТС гарантирует такие функции, как видеосвязь и конференц-связь. С помощью этих функций можно вести переговоры и собрания даже при серьезном расстоянии между участниками. Таким образом, Вам будет гораздо проще расширять географию продаж, находя клиентов, дилеров и поставщиков по всей стране и миру, получая наиболее выгодные предложения. А значит, благодаря ВАТС Вы экономите не только на самой телефонии, но и на прочих статьях расходов компании.
Помимо этого, в функционал ВАТС входят:
- Голосовая почта. Если клиент звонит с предложением или жалобой, если необходимый сотрудник полностью недоступен, клиент может оставить свое сообщение с помощью голосовой почты. Главное, не забыть связаться с клиентов в дальнейшем.
- Персональные номера для сотрудников. Их, кстати, можно присвоить и филиалам. С помощью этой функции Вы сможете настроить перевод звонков так, чтобы клиент попадал к менеджерам, которые будут решать его проблемы, а не к руководству, которое в это время занимается куда более глобальными задачами.
- Возможность работы с корпоративной электронной почтой в едином интерфейсе.
- Хранение данных и обмен ими, чтобы необходимая информация о клиентах всегда была под рукой.
- Получение факса на электронную почту.
- Звонок с сайта, что облегчит для клиента возможность связаться с Вашей компанией.
Итак, к какому же выводу мы можем прийти, ознакомившись со всеми возможностями Виртуальной АТС? Использование ВАТС выгодно и удобно! Если Вы хотите телефонизировать свой бизнес с максимальным количеством преимуществ и минимумом издержек, то Виртуальная АТС – оптимально подходящий для этого вариант.
