Офис любой компании нуждается в простейшей телефонизации – обеспечении функциональных каналов коммуникации внутри коллектива сотрудников и связи с клиентами. Качество коммуникации всегда влияет на темпы развития бизнеса, его перспективы, лояльность клиентов к компании и т.д.

Телефонная связь на сегодняшний день, по-прежнему, остается самым простым и востребованным, эффективным и экономически выгодным каналом коммуникации, несмотря на то, что появились новые средства и инструменты связи. Как показывают исследования в области психологии, большая часть людей предпочитает живое общение, если не очное, то хотя бы телефонное, когда от собеседника поступает не просто фактическая информация, но и эмоциональные сигналы. Чем яснее собеседники воспринимают намерения друг друга, тем легче им выстроить по-настоящему эффективный контакт. Кроме того, еще одно из преимуществ телефонной связи – скорость обмена информацией. Для решения важных вопросов действительно легче и быстрее позвонить, нежели писать длинные электронные письма, сообщения в мессенджере и пр. – один звонок способнее решить больше, чем десяток писем.

Телефонизация офиса: опыт прошлого

До недавнего времени единственным способом телефонизации офиса была установка стационарной мини-АТС, имевшей определенную, строго регламентированную емкость – количество номеров и телефонов для переадресации.

Установка стационарной мини-АТС – процедура сложная, требующая больших финансовых и временных затрат. Как показывает практический опыт, быстрее, нежели за две недели, оборудование телефонной станции в офисе не может быть установлено. При этом еще необходимо дополнительное время для наладки оборудования и его дальнейшего обслуживания.

Сегодня устанавливать в офисе мини-АТС невыгодно по некоторым причинам:

• Высокая стоимость оборудования.
• Ограниченная функциональность.
• Высокие технологические требования к обслуживанию.
• Высокая абонентская плата.
• Высокий риск экстренных поломок и сбоев в работе.
• Невозможность эксплуатации в удаленных условиях работы.
• Ограниченное число телефонных линий.
• Сложности в расширении телефонной сети.
  

Иными словами, в настоящее время, в эпоху цифровых технологий, стационарные мини-АТС морально устарели и доказывают свою непрактичность. Им на смену приходят Виртуальные АТС, использование которых подходит как для компаний со стационарными офисами, так и в случае работы с удаленными сотрудниками.

Преимущества ВАТС для телефонизации офиса

Современные Виртуальные АТС имеют массу преимуществ и пользуются большим спросом среди владельцев компаний различного уровня развития и масштаба. Сегодня ВАТС пользуются как начинающие, так и крупные компании с офисами на несколько десятков человек.

Среди преимуществ Виртуальной АТС:

1. Простота установки. Специалисты устанавливают и настраивают работу ВАТС в течение одного-двух дней против двух недель, затрачиваемых на наладку стационарной АТС.
2. ВАТС не требует покупки сложного оборудования, выделения под него отдельного технического помещения и дорогостоящего обслуживания.
3. Удаленное обслуживание телефонной линии через облако, специалистами, отвечающими за работоспособность ВАТС.
4. Высокая функциональность, универсальность и надежность.
5. Экономичность.
6. Адаптивность позволяет настроить Виртуальную АТС именно так, как необходимо для работы данной компании.
7. Упрощенная масштабируемость.
8. Высокое качество услуг связи и как следствие – работы компании в целом в коммуникативной сфере.
   

Особенности телефонизации офиса при помощи ВАТС

Использование Виртуальной АТС практически не требует никаких специальных подготовительных работ. Так как Виртуальная АТС работает исключительно благодаря возможностям сети Интернет, для ее использования достаточно иметь подключение к сети. При этом для коммуникации могут использоваться личные телефоны сотрудников – стационарные, мобильные, аккаунты в Skype и так далее. Обслуживание Виртуальной АТС и ее телефонных линий происходит удаленно, так как весь функционал находится в виртуальном облаке, доступ к которому мастер имеет с собственного компьютера.

Одно из главных преимуществ телефонизации офиса при помощи Виртуальной АТС – возможность обеспечить коммуникативный канал удаленным сотрудникам. Все сотрудники компании могут работать из-за рубежа, из дома, из любого места, где есть интернет и оставаться при этом на связи с клиентами, коллегами и руководством. Иными словами создается некий виртуальный офис, к которому люди имеют доступ независимо от своего местоположения. Степень удаленности сотрудника никак не влияет на качество связи, что немаловажно для тех, кто регулярно ведет переговоры и общается с клиентами.

Благодаря такому свойству, как масштабируемость, Виртуальная АТС может объединять в одну телефонную сеть любое количество сотрудников, а функция переадресации звонков позволит компании иметь всего один запоминающийся номер телефона, которым будут пользоваться клиенты и партнеры. Добавлять новых абонентов в Виртуальную АТС очень просто и не затратно в сравнении с аналогичным действием в стационарной АТС.

Телефонизация офиса при помощи Виртуальной АТС позволяет не только наладить качественную и эффективную коммуникацию внутри компании и за ее пределами, но и в существенной степени совершенствует рабочий процесс благодаря разнообразным дополнительным функциям, присутствующим в пакете ВАТС. Среди них – функции, позволяющие создать виртуальное рабочее информационное пространство, в котором сотрудники будут иметь доступ к необходимым в работе данным – контактам коллег и клиентов, рабочим файлам.

Дополнительные функциональные возможности ВАТС

Телефонизировать офис при помощи Виртуальной АТС значит не только решить вопрос коммуникации, но и в немалой степени повысить эргономичность всего рабочего процесса. Виртуальная АТС обладает рядом функций, которые позволяют снять нагрузку с человека и автоматизировать некоторые рутинные процессы, которые ранее отнимали немалый процент рабочего времени персонала.

• «Автосекретарь». Многим эта функция знакома в виде голосового меню, которое автоматически проводит переадресацию звонка и помогает абоненту в поиске нужной информации или специалиста для консультации. Под голосовые подсказки Автосекретаря позвонивший вводит нужную комбинацию символов и в итоге его звонок переадресовывается по назначению. Ранее данную задачу выполняли секретари, и на обслуживание одного звонка уходило много времени – другие клиенты были вынуждены либо ждать, либо искать другую компанию, которая предоставила бы подобные услуги.
• Функция переадресации звонка в Виртуальной АТС позволяет настраивать практически неограниченное количество телефонных линий, которые будут обслуживать большой поток входящих звонков. Для настройки переадресации нет необходимости покупать дополнительное телефонное оборудование и производить масштабную переналадку сети, как это было ранее в эпоху стационарных АТС.
• Конференц-связь в Виртуальной АТС позволяет без потерь во времени и средствах проводить переговоры и совещания с удаленными партнерами, клиентами и сотрудниками в любое удобное время. Это неоспоримое достоинство Виртуальной АТС, которое делает ее все более востребованной.
• Функция записи звонков и разговоров появилась в основном в ответ на потребность руководства контролировать качество работы сотрудников. Информация, получаемая из записанных телефонных разговоров, помогает совершенствовать работу компании, развивать корпоративную этику и составлять информационную стратегию обучения новых сотрудников. Помимо этого, функция записи звонков позволяет сохранить важную информацию.
• Вместе со звонками происходит запись и ведение статистики, анализ которой – важный инструмент развития бизнеса. Статистические данные позволяют выявлять сильные и слабые места в стратегии бизнеса, наглядно демонстрируют фактическую информацию, а также показывают, насколько бизнес может быть конкурентоспособным.
• Голосовая почта будет полезна в случаях, когда связаться напрямую с конкретным абонентом невозможно. Но можно оставить для него сообщение, которое будет прослушано позже. Часто голосовую почту используют для получения пожеланий, рекомендаций в вопросах работы компании, сообщений о неполадках.
• Все чаще компаниями используется функция «Звонок с сайта», которая позволяет клиентам совершать звонок в компанию при помощи компьютера прямо с сайта этой компании. Данная функция хороша для тех, кто временно не имеет возможности воспользоваться телефоном или не желает тратить личные средства на оплату звонка. Данная услуга бесплатна для клиента и входит в пакет Виртуальной АТС.
  

Телефонизация офиса при помощи Виртуальной АТС – отличное решение коммуникативного вопроса для интернет-магазинов, call-центров, «горячих линий», служб поддержки, IT-компаний и многих других. Большие компании с огромными стационарными офисами, работающие с большим количеством клиентов и сотрудников, нуждающиеся в мощной телефонизации, также все чаще отдают предпочтения облачным технологиям – это выгодно, удобно, практично и, главное, надежно!