Качественная коммуникация – важнейший аспект функционирования любой компании. Связь между отделами, сотрудниками должна присутствовать постоянно, ведь она обеспечивает быстрый обмен информацией, сокращает время на ведение деловых переговоров, совещаний и пр.

Не так давно телефонизация офиса требовала серьезных финансовых и материальных затрат, которые включали в себя приобретение дорогостоящего оборудования, его установку и наладку, прокладку телефонных линий, последующее обслуживание оборудования, для чего в свою очередь необходимо было привлекать дополнительных специалистов. Стационарные мини-АТС сегодня еще используются, однако в наш век цифровых технологий такой способ наладки коммуникации в офисе и за его пределами морально устарел. Ему на замену пришел новый инструмент – Виртуальная АТС с большим количеством возможностей и функций при минимальных требованиях к установке и настройке.

Виртуальная АТС (ВАТС) – это сервис, позволяющий заменить стационарную мини-АТС без потерь в функциональности коммуникационной системы. Установка и последующее использование ВАТС требует лишь постоянного доступа в интернет и переговорных устройств – личных мобильных телефонов, беспроводных гарнитур или стационарных телефонов.

Внутренняя связь в офисе

Одна из основных функциональных возможностей Виртуальной АТС – наладка внутренней связи для офиса. Традиционно, при использовании стационарной АТС, внутренняя телефонная связь требовала внушительных затрат на покупку аппаратов, абонентскую плату, обслуживание. Виртуальная АТС позволяет не только организовать связь между отделами, но и экономить на этом средства бюджета компании.

При использовании Виртуальной АТС «внутренняя связь» - это лишь одна из множества полезных функций, однако она не требует дополнительных трат и очень выгодна в долгосрочной перспективе.

Внутренняя связь позволяет

1. Организовать бесплатную коммуникацию между отделами и сотрудниками;
2. Управлять входящими звонками – переадресовывать и переводить их адресату в режиме разговора без потерь во времени;
3. Расширять физические границы офиса для коммуникации с удаленными сотрудниками;
4. Присваивать сотрудниками персональные короткие номера;
5. Использовать добавочные номера;
6. Проводить видео-конференции с сотрудниками, находящимися за пределами офиса.
   

Особенности внутренней связи

В отличие от стационарной, Виртуальная АТС не ограничена физическим пространством офиса. Подключение к сети Интернет позволяет использовать Виртуальную АТС из любой точки планеты. При этом сотрудники могут использовать личные телефоны, для того, чтобы постоянно оставаться на связи. Иными словами, образуется «виртуальный офис», не требующий физического присутствия сотрудников в определенном месте. Связь между сотрудниками может осуществляться в любой удобной форме и совершенно бесплатно благодаря возможностям Виртуальной АТС.

Добавочный номер

Для комфортной и эффективной коммуникации внутренняя связь в офисе может осуществляться при помощи добавочных номеров. Добавочный номер телефона представляет собой точку переадресации входящего звонка, функцию которой может выполнять личный телефон сотрудника компании. Такой номер состоит из четырех цифр. Как правило, он может иметь ограничения емкости на одном виртуальном номере.

Структура номера проста – первые два значения являются порядковыми номерами переадресации в рамках компании (то есть, по сути, являются номерами отдела), два последних значения – порядковый номер конкретного сотрудника. Знание добавочного номера позволяет оперативно связываться с его владельцем. Использовать добавочный номер могут работники компании для осуществления внутренней связи, а также клиенты для коммуникации с конкретным специалистом.

Существуют некоторые правила набора добавочного номера. Так, клиенты обычно набирают его после набора телефонного номера компании и тонального сигнала. Для внутренней связи достаточно просто набрать четырехзначную комбинацию.

Каждый сотрудник может иметь несколько добавочных номеров для наиболее комфортной организации своей работы и распределения целевых звонков. При этом для того, чтобы пользоваться добавочными номерами и преимуществами внутренней связи, сотруднику нет необходимости присутствовать в офисе. Использование Виртуальной АТС с функцией внутренней связи и добавочных номеров – это оптимальное средство организации удаленной работы.
Виртуальная АТС может использоваться для обеспечения удаленной коммуникации между сотрудниками интернет-магазинов, информационных платформ, IT-компаний и так далее. В современном мире применение инструментов ВАТС – наиболее рациональный способ ведения бизнеса.

Другие возможности Виртуальной АТС для организации рабочего процесса

Виртуальная АТС позволяет не только организовать коммуникацию сотрудников с клиентами, но и оптимизировать работу компании в целом. Для этого в функционале каждой ВАТС предусмотрены различные дополнительные возможности. Они упрощают процесс обработки информации, сокращают затраты времени и средств на организацию коммуникации, позволяют хранить большие объемы данных, организовывать трудовой процесс, вести переговоры с удаленными партнерами и сотрудниками и так далее.

Виртуальная АТС – универсальный инструмент, позволяющий свести к минимуму издержки организационного процесса.

Так, каждый сотрудник компании при наличии интернет-подключения может иметь доступ к общим контактам из любой точки планеты. При этом он также имеет доступ к рабочим файлам и информации компании. Это значит, что он может работать с клиентами и сотрудниками, не расходуя время на поиски тех или иных данных, контактов и пр. Кроме того, Виртуальная АТС позволяет вести статистику по работе компании, записывать звонки, пересылать входящие факсы на адрес электронной почты. Подобная автоматизация позволяет избежать риска потери важных данных и последующих неудобств, связанных с их восстановлением.

Виртуальная АТС позволяет настроить многоканальность и снизить нагрузку на сотрудников, отвечающих за прием звонков и обработку поступающей информации. Дополнительные функции позволяют распределить поток звонков по целевому запросу и снизить количество случайных и ошибочных звонков. Данная функция очень полезна для компаний, сталкивающихся в своей работе с большим потоком звонков от клиентов. Функция «Автосекретарь» снижает нагрузку на реального секретаря, позволяя ему использовать свое время для решения вопросов, требующих непосредственного вмешательства человека.

Обеспечение качественной и бесплатной внутренней связи для офиса – наиболее ценная функция современной Виртуальной АТС. Она значительно повышает качество коммуникации и результативность работы всей компании. Простота, эффективность, эргономичность и рациональность – главные качества Виртуальной АТС и основные аргументы для ее использования в работе с клиентами и сотрудниками.